Rutin för Vingåkers CK.s hantering av personuppgifter.

För att möta GDPR har Vingåkers CK följande rutin för hantering av medlemmarspersonuppgifter.

• Personuppgiftsansvarig är en styrelsemedlem som har tillgång till samtliga medlemmars personuppgifter. Denna person ansvarar också för att uppgifterna är korrekta och uppdaterade.

• Varje medlem registrerar sig själv i ett webbaserat formulär. Dessa personuppgifter förs över från formuläret till digitalt media sparat offline.

• Personuppgiftsansvarige har rätt att begära in nya kontaktuppgifter från medlem som registrerat sig, liksom medlemmen har rätt att själv uppdatera sina personuppgifter i avsett webbaserat formulär. Efter uppdatering förs även de nya uppgifterna över från formuläret till digitalt media sparat offline.

• Medlem har alltid rätt att få sina personuppgifter raderade och kan när som helst begära detta.

• Personuppgifter lagras så länge som medlemskapet pågår eller tills det att medlemmen själv begär att de raderas.

• Personuppgiftsansvarige ansvarar för att avhoppad medlems personuppgifter raderas senast 3 månader efter avhoppet.

Medlemsformulär.

Medlemsformuläret är ett formulär som används som mellanlagring av personuppgifter tills dess att personuppgiftsansvarige har överfört personuppgifterna till digitalt media sparat offline.

De uppgifter som samlas in i medlemsformuläret är:

• För- och efternamn
• Adress
• Telefonnummer
• Mailadress
• Personnummer (De 6 första siffrorna)

Syftet med denna information är:

• För- och efternamn, används som identifikation av respektive medlem
• Adress, används för kontakt med medlem vid ev. utskick
• Telefonnummer, används för kontakt i anslutning till föreningens evenemang
• Mailadress, används för kommunikation och information mellan styrelse och enskild medlem
• Personnummer, används för att identifiera ålder på medlem vid bidragsansökningar.

Kontaktformulär i samband med barnträning.

De uppgifter som samlas in i kontaktformuläret är:

• För- och efternamn
• Adress
• Telefonnummer
• Mailadress
• Personnummer (10 siffror)

Syftet med denna information är:

• För- och efternamn, används som identifikation av respektive medlem
• Adress, används för kontakt med medlem vid ev. utskick
• Telefonnummer, används för kontakt i anslutning till föreningens evenemang
• Mailadress, används för kommunikation och information mellan styrelse och enskild medlem
• Personnummer, används för att identifiera ålder på medlem vid bidragsansökningar och som underlag till sökning av statligt och kommunalt LOK-stöd

Vingåkers CK registrerar personnummer på medlemmar som deltar i barn/ungdomsträning på Idrott Online i samband med ansökan om LOK-stöd.

Läs mer om Riksidrottsförbundets uppförandekod här.

Vingåkers CK skickar kopia på medlemsregistret till Vingåkers Kommun i samband med Bidragsansökan.

För mer information om GDPR och specifikt Artikel 13, se EU:s allmänna dataskyddsförordning –

”Information som ska tillhandahållas om personuppgifterna samlas in från den registrerade”